Datenschutzinformationen

Die nachfolgenden Datenschutzinformationen geben einen Überblick über die Nutzung Ihrer Daten aus dem Bewerberverfahren und des Beschäftigungsverhältnisses.

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der konkreten Stellenanzeige und dem konkreten Anstellungsverhältnis.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden.

Für die Datenverarbeitung verantwortlich ist die Knoop Personal-Service GmbH
Holstenstr. 37-41
23552 Lübeck
Tel.: 0451 48 66 30
E-Mail: info@knoop.com

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@knoop.com

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung oder Ihres Arbeitsverhältnisses von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit dies im Rahmen der Erfüllung des Bewerbungsprozesses oder Arbeitsverhältnisses erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von Dritten erhalten (z. B. von Gerichten, Behörden, Ämtern oder Versicherungen).

3. Art der Daten

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere:

• Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und –ort und Staatsangehörigkeit)
• Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftsprobe)
• Versicherungsdaten (z.B. Sozialversicherungsnummer)
• Gesundheitsdaten (z.B. Krankheitstage, relevante Allergien)
• Qualifikationspapiere (z.B. Zeugnisse, Bewertungen und sonstige Ausbildungsnachweise),
• biometrische Daten
• Daten im Zusammenhang mit der Leistungserbringung (z.B. Zeiterfassung).

4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutz- Grundverordnung (EU-DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und bereichsspezifischen Datenschutznormen, die auf die Beschäftigungsverhältnisse Anwendung finden können (Sozialgesetzbuch, Telekommunikationsgesetz, Betriebsverfassungsgesetz, u. a.).

4.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 EU-DSGVO) erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses, unter Berücksichtigung des Art. 88 EU-DSGVO und dem § 26 BDSG.

Der Zweck der Verarbeitung richtet sich nach den Anforderungen der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Gehaltszahlungen, Abführung von Steuern, Sozialversicherungen, Beiträgen, Erbringung der Arbeitsleistung, Bewertung der Leistungen des Beschäftigten), der Erfüllung von Meldepflichten gegenüber Ämtern, Behörden und Aufsichtsinstitutionen, auf Grundlage einer rechtlichen Basis.

4.2. Im Rahmen der Interessenabwägung

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten darüber hinaus zur Wahrung unseres berechtigten Interesses von uns oder berechtigter Interessen von Dritten. Beispielsweise:

• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
• Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts

Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass Sie im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen haben, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und Ihr schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

4.3. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Sparkassenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem Maßnahmen zur Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und gesetzlicher Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien kreditwirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Telekommunikation, betriebliche Altersversorgung, Gehaltsabrechnung, Kantinenabrechnung, Inkasso, sowie Druckdienstleistungen.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir die geltenden Datenschutzvorschriften beachten. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Ämter, Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Bewerbungsverfahrens und Beschäftigungsverhältnisses.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Bestimmte Daten sind bereits nach Erfüllung des Zweckes während des Beschäftigungsverhältnisses zu Löschen (z. B. Zeiterfassungsdaten, Krankheitsdaten, Kommunikationsdaten).

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.

7. Werden die Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums -EWR) findet nur statt, soweit dies den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Über Einzelheiten werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.

8. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

9. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens oder Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Bewerbungsverfahrens und des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Durchführung des Bewerbungsverfahren oder Beschäftigungsverhältnisses ablehnen müssen.

Insbesondere sind wir nach aufsichtsrechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie vor der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses beispielsweise anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und dabei Ihren Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie Ihre Wohnanschrift zu erheben.

10. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung über die Begründung und Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werde in wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

11. Inwieweit werden meine Daten für eine automatisierte Entscheidungsfindung genutzt?

Wir verarbeiten Ihre Daten für eine automatisierte Entscheidungsfindung in folgenden Fällen:

Aufgrund gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben sind wir zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten verpflichtet. Dabei werden auch Datenauswertungen (u.a. Abgleich mit gesetzlich vorgegebenen Listen) vorgenommen.